Xuất hóa đơn quảng cáo Google và quản lý chi phí thông minh

0
10249

Trong hoạt động quảng cáo trực tuyến, việc quản lý chi phí và xuất hóa đơn là một vấn đề quan trọng mà nhiều doanh nghiệp cần lưu tâm. Đối với các chủ doanh nghiệp hay trưởng phòng marketing, việc nắm rõ cơ chế, quy định, và chính sách về hóa đơn của Google có thể là một thách thức. Điều này có thể dẫn đến việc thiếu kiểm soát nguồn tiền chi, khó khăn trong việc đối soát giấy tờ với các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp. 

Để giúp các doanh nghiệp giải quyết vấn đề này, bài viết hôm nay của LeadUp sẽ đưa ra giải pháp và cung cấp thông tin cần thiết về cơ chế xuất hóa đơn và cách quản lý chi phí quảng cáo trên Google.

I. Đăng ký và tùy chọn lập hóa đơn quảng cáo Google hàng tháng

1. Lập hóa đơn quảng cáo Google hàng tháng là gì?

Lập hóa đơn hàng tháng là cài đặt thanh toán trong đó Google mở rộng hạn mức tín dụng cho chi phí quảng cáo của bạn và bạn nhận được hóa đơn mỗi tháng.

Thông thường, cài đặt thanh toán này được các nhà quảng cáo và doanh nghiệp lớn sử dụng.

Ví dụ: Các Marketing Agency (như LeadUp Agency) quản lý tài khoản Google Ads (tài khoản quảng cáo) của khách hàng.

*Điều kiện ĐỦ khi đăng ký

Để sử dụng cài đặt thanh toán lập hóa đơn hàng tháng nếu doanh nghiệp, bạn buộc phải đáp ứng đủ các yêu cầu nhất định. Những yêu cầu này bao gồm nhưng không giới hạn ở 3 điều sau:

3 yêu cầu doanh nghiệp cần đáp ứng đủ nếu muốn lập hóa đơn quảng cáo Google hàng tháng

2. Chuẩn bị gì trước khi bắt đầu đăng ký?

  • Kiểm tra cẩn thận các tùy chọn thanh toán của bạn trước khi cài đặt thanh toán.
  • Nếu chưa sử dụng xác minh 2 bước, Google khuyên doanh nghiệp nên áp dụng trước khi chuyển sang lập hóa đơn quảng cáo Google, nhằm nâng cao bảo mật.
  • Các tài khoản sử dụng tính năng lập hóa đơn hàng tháng cần phải được liên kết với tài khoản người quản lý và có hồ sơ thanh toán được liên kết với cùng một tài khoản người quản lý.
  • Chọn một liên hệ của công ty nhằm chịu trách nhiệm “chấp thuận các điều khoản và điều kiện của Google”. 
    • Địa chỉ liên hệ này sẽ trở thành địa chỉ liên hệ thanh toán chính và địa chỉ 
    • Email của doanh nghiệp phải được liên kết với tài khoản Google.

3. Quy trình 3 giai đoạn khi đăng ký

# Giai đoạn 1: Sau khi bạn liên hệ với Google để đăng ký lập hóa đơn quảng cáo Google hàng tháng, Google sẽ xem xét lịch sử tín dụng của công ty bạn. 

# Giai đoạn 2: Nếu bạn được chấp thuận, Google sẽ gửi email đến người liên hệ của công ty cung cấp thông tin sau:

  • Điều khoản thanh toán: Bạn có bao nhiêu thời gian để thanh toán cho Google sau khi họ phát hành hóa đơn cho bạn. Thông thường, thời gian này là 30 ngày.
  • Hạn mức tín dụng: Số dư tối đa cho tất cả các tài khoản được lập hóa đơn hàng tháng mà bạn chịu trách nhiệm. Số dư này bao gồm tất cả chi phí quảng cáo chưa thanh toán, bao gồm cả các khoản phí đã và chưa được lập hoá đơn.

# Giai đoạn 3: Khi các điều khoản này được chấp nhận, Google sẽ chuyển tài khoản của bạn sang cài đặt lập hoá đơn hàng tháng. Trong những thay đổi này, quảng cáo của bạn sẽ không ngừng chạy. 

Hãy nhớ rằng nếu bạn vượt quá thời hạn thanh toán hoặc hạn mức tín dụng, quảng cáo của bạn có thể bị chậm lại hoặc ngừng. Lưu ý, Google sẽ gửi hóa đơn của bạn qua email, thường vào ngày làm việc thứ 5 trong tháng, kèm theo hướng dẫn về cách bạn có thể thanh toán.

CẦN HỖ TRỢ ĐĂNG KÝ LẬP HÓA ĐƠN QUẢNG CÁO GOOGLE HÀNG THÁNG ? LIÊN HỆ NHẬN TƯ VẤN 1-1 TỪ LEADUP

[alo-form=6]

II. Hướng dẫn từ A-Z kiểm soát chi phí lập hóa đơn quảng cáo Google hàng tháng

Khi được xác nhận việc đăng ký lập hóa đơn hàng tháng, bạn sẽ được chỉ định hạn mức tín dụng. Sử dụng số tiền này, bạn có thể tính toán số tiền tối đa bạn có thể sử dụng làm ngân sách trung bình hàng ngày của mình. Đây là một cách tốt để phân bổ chi phí chiến dịch của bạn trong một khoảng thời gian nhất định. 

Tham khảo thêm chuỗi bài viết:

1. Cách kiểm soát chi phí lập hóa đơn quảng cáo Google hàng tháng

Đây là cách bạn sẽ sử dụng, cùng theo dõi minh họa sau.

Hãy quyết định số tiền bạn muốn chi cho mỗi chiến dịch (Nguồn: Minh họa mẫu của Google Help)

Giả sử bạn có tài khoản Google Ads có hai chiến dịch và bạn muốn chi tiêu tổng cộng 10.000 USD trong 30 ngày của tháng. 

  • Để đảm bảo số tiền này đủ dùng cả tháng, trước tiên hãy quyết định số tiền bạn muốn chi cho mỗi chiến dịch. 
  • Giả sử bạn muốn dành $7500 cho chiến dịch số 1 và $2500 cho chiến dịch số 2. Để tìm ngân sách trung bình hàng ngày của bạn, hãy chia mỗi số tiền cho 30:
  • Theo công thức này, bạn sẽ chỉ định ngân sách trung bình hàng ngày cho chiến dịch số 1 là $250chiến dịch số 2 ngân sách trung bình hàng ngày là $83,33.

Hãy nhớ rằng, 

  • Hạn mức tín dụng của bạn phải ít nhất là 20.000 đô la. Tại sao ư? Bởi sau tháng đầu tiên, bạn sẽ sử dụng hết 10.000 USD trong hạn mức tín dụng của mình. Vì vậy, vào thời điểm bạn thanh toán hóa đơn (tức là sau 30 ngày), bạn sẽ phải chi thêm 10.000 USD với Google cho tháng thứ hai đó.
  • Chi phí hàng ngày của chiến dịch có thể cao hơn hoặc thấp hơn ngân sách trung bình hàng ngày một chút, nhưng bạn sẽ không phải trả nhiều hơn giới hạn chi tiêu hàng tháng của chiến dịch, tức là ngân sách trung bình hàng ngày của bạn nhân với số ngày trung bình trong một tháng (30,4). 

2. Lưu ý về hạn mức tín dụng

Khi đặt ngân sách chiến dịch, hãy nhớ rằng hạn mức tín dụng sẽ cần trang trải tất cả chi phí tài khoản của bạn, bao gồm:

  • Chi phí tích lũy trong (các) tài khoản của bạn mỗi ngày mà bạn chưa được lập hóa đơn.
  • Các chi phí mà bạn đã được lập hóa đơn nhưng chưa thanh toán.
  • Chi phí tích lũy trong tài khoản của bạn trong khi thanh toán tháng trước của bạn được xử lý (tối thiểu vài ngày).

Nếu bạn không chi tiêu ngân sách trung bình hàng ngày mỗi ngày, chi phí hàng tháng của bạn có thể thấp hơn bạn mong đợi. Đó là lý do tại sao bạn nên kiểm tra chi phí thường xuyên, trong trường hợp bạn muốn tăng giá thầu của mình.

Xem thêm chuỗi bài viết tối ưu chi phí Google Ads từ LeadUp:

Bạn có thể xem chi phí tích lũy của mình trên trang Chiến dịch. Hãy đảm bảo đặt phạm vi ngày cho khoảng thời gian thích hợp, sau đó tìm chi phí tích lũy cho từng chiến dịch ở cột cuối cùng của bảng.

3. Lưu ý về chuyển đổi đơn vị tiền tệ

Tùy thuộc vào dịch vụ của Google mà bạn sử dụng, đơn vị tiền tệ trong khoản thanh toán cho bạn có thể không phải là đơn vị tiền tệ dùng tại quốc gia của bạn.

Phương án tốt nhất: Google sẽ lấy thông tin này từ địa chỉ nhà riêng mà bạn đã thêm. Nếu đã chuyển đến khu vực mới, bạn có thể cập nhật địa chỉ nhà riêng để thanh toán bằng đơn vị tiền tệ tại quốc gia hiện tại.

  • Nếu có thể, Google sẽ tính phí cho bạn bằng loại tiền của quốc gia bạn.
  • Nếu không thể, Google sẽ tính phí cho bạn bằng một loại tiền khác. Đối với những người sống bên ngoài Hoa Kỳ, điều này thường có nghĩa là họ sẽ phải thanh toán bằng đô la Mỹ.

Lưu ý: Bạn sẽ luôn thấy loại tiền mà mình bị tính phí trước khi hoàn tất giao dịch.

DOANH NGHIỆP CÒN CHƯA BIẾT CÀI ĐẶT CHUYỂN ĐỔI TIỀN TỆ CHO TÀI KHOẢN GOOGLE ADS? LIÊN HỆ NHẬN TƯ VẤN MIỄN PHÍ TỪ LEADUP

[alo-form=5]

III. Nhận hóa đơn, bảng sao kê hoặc biên lai thanh toán

Chỉ bằng một vài bước đơn giản, bạn có thể nhận hóa đơn quảng cáo Google Ads hàng tháng của mình. Việc lưu ý xuất và nhận hóa đơn của Google giúp doanh nghiệp minh bạch trong chi tiêu, dễ dàng đối soát và làm việc giữa các bộ phận cũng như có giải pháp tối ưu hiệu quả trong tương lai!

1. Với chế độ Thanh toán tự động hoặc thanh toán thủ công (áp dụng cho hầu hết các nhà quảng cáo)

Để tìm và in hóa đơn thuế (hoặc bảng sao kê) trong tháng hiện tại và trước đây, Google hướng dẫn doanh nghiệp làm theo 5 bước sau:

  • Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google Ads, nhấp vào biểu tượng Công cụ Google Ads và trong mục “Thanh toán”, hãy chọn Chứng từ.
  • Bước 2: Ở thanh trên cùng, hãy chọn Tài liệu về thuế và pháp lý.  
  • Bước 3: Trong bảng, hãy đánh dấu vào hộp ở bên trái những hoá đơn mà bạn muốn tải xuống. Để chọn tất cả chứng từ xuất hiện trong bảng, hãy đánh dấu vào hộp ở góc trên cùng bên trái của bảng.
  • Bước 4: Nhấp vào Tải mục đã chọn xuống

 

Ví dụ: Hoá đơn thuế địa phương và bảng sao kê tháng 1 sẽ sẵn sàng vào ngày 5/2 (không được tạo vào cuối tuần hoặc ngày nghỉ theo quy định)
  • Bước 5: Chọn định dạng mà bạn muốn sử dụng để tải hoá đơn xuống.
    • Đường liên kết cho hoá đơn thuế và bảng sao kê của tháng hiện tại sẽ không xuất hiện khi tháng hiện tại chưa kết thúc.
    • Hoá đơn thuế và bảng sao kê cho một tháng cụ thể sẽ được cấp từ ngày làm việc thứ 5 của tháng tiếp theo.
    • Trong thời gian chờ đợi, bạn có thể in biên nhận cho mỗi khoản thanh toán bất cứ lúc nào từ trang Tóm tắt hoặc tải hoạt động trong tháng trước xuống từ trang Hoạt động thanh toán.
    • Hoá đơn sẽ được tạo mỗi khi bạn trả trước. Vào cuối tháng, bạn cũng có thể nhận được hoá đơn. Hoá đơn này thể hiện chi phí của chiến dịch và mọi mức điều chỉnh đã được áp dụng trong tháng đó.
    • Lưu ý rằng thông thường, hệ thống sẽ tạo bảng sao kê trước, rồi mới tạo hoá đơn thuế địa phương.
    • Hoá đơn thuế và bảng sao kê sẽ tự động tải xuống máy tính ở định dạng PDF để bạn xem hoặc in.

Tham khảo thêm bài viết: Hướng dẫn tạm dừng chiến dịch – Tiết kiệm ngân sách Google Ads

2. Với chế độ lập hoá đơn hằng tháng

Nếu bạn thanh toán chi phí Google Ads thông qua chế độ lập hoá đơn hằng tháng, có thể nhận hoá đơn theo 3 cách:

  • Email: Trong vòng 5 ngày làm việc tính từ đầu mỗi tháng. Hóa đơn sẽ bao gồm chi phí của bạn cho tháng trước đó. (Email của bạn sẽ cần được xác minh để nhận những hóa đơn này)
  • Thư: Nếu bạn yêu cầu (từ khi thiết lập tài khoản của mình), Google cũng sẽ gửi cho bạn một bản in ra của hóa đơn. Bạn có thể xem và chỉnh sửa các chế độ cài đặt này trong mục Gửi hoá đơn qua email hoặc Gửi hoá đơn qua thư trên trang Thông tin thanh toán.
  • Tài khoản của bạn: Google sẽ tạo một phiên bản điện tử của hoá đơn trong tài khoản Google Ads của bạn, phòng khi bạn muốn xem, in hoặc tải hoá đơn xuống.

Bạn có thể tìm thấy hoá đơn của mình bằng cách làm như sau:

  • Đăng nhập vào trình quản lý thanh toán của tài khoản Google Ads hoặc bất kỳ tài khoản người quản lý cấp cao nào.
  • Nhấp vào biểu tượng công cụ Google Ads ở góc trên bên phải, sau đó chọn phần Chứng từ thanh toán.
  • Tìm hóa đơn mà bạn muốn xem trong cột “Số chứng từ”. Chọn hóa đơn mà bạn muốn tải xuống, rồi nhấp vào Tải mục đã chọn xuống ở phía trên bên phải.

Nhìn chung, để kiểm soát tốt nhất việc thanh toán cố định các khoản phí quảng cáo Google hằng tháng – Doanh nghiệp nên phân công cho team Triển khai Quảng cáo của công ty, hoặc chuyên môn hơn là làm việc cùng Agency kinh nghiệm về Quảng cáo. Bởi thông thường, mọi quy chế, chính sách hay thay đổi mới khi chạy Google Ads đều được các Marketing Agency như LeadUp update rất thường xuyên! Tìm hiểu thêm về LeadUp qua loạt bài viết:

CÒN BĂN KHOĂN CHI TIẾT BẢNG GIÁ QUẢNG CÁO GOOGLE TIẾT KIỆM CHI PHÍ? LIÊN HỆ ĐỂ NHẬN NGAY TƯ VẤN MIỄN PHÍ TỪ LEADUP

[alo-form=4]

IV. Lời kết

Việc nắm bắt và tận dụng cơ hội tối ưu hóa chi phí trở thành một yếu tố quan trọng đối với các doanh nghiệp. Bằng cách sử dụng dịch vụ quảng cáo của LeadUp, các chủ doanh nghiệp và trưởng phòng marketing có thể tận dụng những giải pháp chuyên nghiệp, bài bản và minh bạch để quản lý chi phí quảng cáo trên Google. Đồng thời, việc nắm rõ cơ chế xuất hóa đơn và quy định của Google sẽ giúp bạn kiểm soát nguồn tiền chi một cách hiệu quả và đảm bảo đối soát giấy tờ với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. 

Hãy tìm hiểu thêm về dịch vụ của LeadUp – Liên hệ với LeadUp Agency qua hotline 0985.881.894 ngay hôm nay để tận dụng cơ hội này và tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp của bạn.

Đánh giá 5 sao nếu bạn thấy bài viết hữu ích!

Điểm trung bình / 5. Số lượt:

Bài viết chưa có đánh giá. Hãy là người đầu tiên.

Bài trướcHướng dẫn tạm dừng chiến dịch – Tiết kiệm ngân sách Google Ads
Bài tiếp theoSử dụng Quảng cáo Hiển thị (GDN) tiết kiệm “tối đa” ngân sách
Chào mọi người, mình là Thùy Dương, chuyên gia về Digital Marketing. Với hơn 8 năm học và hoạt động trong lĩnh vực tiếp thị kỹ thuật số, mình tự hào được xem là một chuyên gia có kinh nghiệm khá cứng trong lĩnh vực này. Những năm qua, mình đã chứng kiến sự biến đổi đầy kỳ diệu của thế giới số hóa và cách nó đã thay đổi chúng ta kết nối, tương tác và tiếp cận đối tượng mục tiêu. Sứ mệnh của mình không chỉ là áp dụng những kiến thức sâu rộng về chiến lược tiếp thị, phân tích dữ liệu và quảng cáo trực tuyến vào công việc hàng ngày. Mà còn là việc chia sẻ với các bạn để cùng xây dựng một cộng đồng Digital Marketing lớn mạnh.

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây